Năm 2025 chứng kiến sự tăng trưởng mạnh mẽ của xu hướng sử dụng dịch vụ thuê ngoài nhân sự tại Việt Nam. Các doanh nghiệp ngày càng nhận ra tiềm năng của việc thuê ngoài nhân sự trong việc tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao hiệu quả hoạt động. Tuy nhiên, một trong những khía cạnh quan trọng mà các doanh nghiệp cần nắm vững chính là chi phí thuê ngoài nhân sự và cách thức hạch toán chúng một cách chính xác. Việc hạch toán đúng đắn chi phí thuê ngoài nhân sự không chỉ đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính mà còn tạo cơ sở để so sánh chi phí thuê ngoài nhân sự với các phương án quản lý nhân sự khác.
Bài viết này sẽ đi sâu vào hướng dẫn hạch toán chi phí thuê ngoài nhân sự 2025, cung cấp một cái nhìn chi tiết về các khoản mục chi phí và phương pháp hạch toán phù hợp.
Các khoản mục chi phí thuê ngoài nhân sự phổ biến năm 2025
Xem thêm: Pháp lý trong thuê ngoài nhân sự mà bạn cần biết
Để có thể hạch toán chi phí thuê ngoài nhân sự 2025 một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần hiểu rõ các khoản mục chi phí cơ bản liên quan đến dịch vụ này. Dưới đây là một số các khoản mục chi phí thuê ngoài nhân sự phổ biến trong năm 2025:
- Chi phí tuyển dụng: Khi doanh nghiệp lựa chọn thuê ngoài nhân sự cho hoạt động tuyển dụng, họ sẽ phải chi trả phí dịch vụ cho các công ty tuyển dụng, chi phí đăng tin trên các nền tảng việc làm, và có thể bao gồm cả chi phí đánh giá và sàng lọc ứng viên tùy thuộc vào thỏa thuận.
- Chi phí đào tạo và phát triển: Trong trường hợp doanh nghiệp thuê ngoài các hoạt động đào tạo và phát triển nhân viên, chi phí thuê ngoài nhân sự sẽ bao gồm phí dịch vụ cho các đơn vị đào tạo bên ngoài, chi phí tài liệu và cơ sở vật chất (nếu có).
- Chi phí quản lý tuân thủ: Để đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật về lao động, doanh nghiệp có thể thuê ngoài dịch vụ tư vấn pháp lý, dẫn đến phát sinh chi phí dịch vụ thuê ngoài nhân sự liên quan đến việc này.
- Chi phí quản lý tiền lương (Payroll): Một trong những dịch vụ thuê ngoài nhân sự phổ biến là quản lý tiền lương. Chi phí dịch vụ thuê ngoài nhân sự trong trường hợp này bao gồm phí dịch vụ cho các công ty cung cấp dịch vụ tính lương và có thể bao gồm chi phí sử dụng phần mềm quản lý tiền lương.
- Chi phí bồi thường và phúc lợi: Chi phí thuê ngoài nhân sự còn bao gồm các khoản chi trả trực tiếp cho nhân sự thuê ngoài theo hợp đồng, chẳng hạn như lương, thưởng, phụ cấp, và các gói phúc lợi như bảo hiểm và nghỉ phép (nếu có thỏa thuận).
- Chi phí phần mềm và công nghệ hỗ trợ nhân sự (SaaS): Nhiều doanh nghiệp sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự hoặc các công nghệ hỗ trợ khác dưới dạng dịch vụ (SaaS). Chi phí thuê ngoài nhân sự trong trường hợp này là chi phí thuê bao các phần mềm này.
Hướng dẫn hạch toán chi phí thuê ngoài nhân sự năm 2025
Việc hạch toán chi phí thuê ngoài nhân sự 2025 sẽ có sự khác biệt tùy thuộc vào hình thức thuê ngoài mà doanh nghiệp lựa chọn. Dưới đây là hướng dẫn hạch toán cho một số trường hợp phổ biến:
- Trường hợp thuê nhân công cá nhân (hợp đồng giao khoán):
- Hồ sơ cần chuẩn bị: Để hạch toán chi phí thuê ngoài nhân sự trong trường hợp này, doanh nghiệp cần chuẩn bị hợp đồng giao khoán, biên bản nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành, chứng từ thanh toán (phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi), chứng minh nhân dân của người lao động và chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) nếu có.
- Phương pháp hạch toán:
- Ghi nhận chi phí: Nợ Tài khoản 622 (Chi phí nhân công trực tiếp) hoặc Tài khoản 627 (Chi phí sản xuất chung) tùy thuộc vào bộ phận sử dụng nhân công, Có Tài khoản 331 (Phải trả cho người cung cấp).
- Trích thuế TNCN (nếu có – thường là 10% đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dưới 3 tháng): Nợ Tài khoản 331, Có Tài khoản 3335 (Thuế thu nhập cá nhân).
- Khi thanh toán: Nợ Tài khoản 331, Có Tài khoản 111 (Tiền mặt) hoặc Tài khoản 112 (Tiền gửi ngân hàng).
- Trường hợp thuê nhân công thông qua cá nhân kinh doanh:
- Hồ sơ cần chuẩn bị: Hợp đồng dịch vụ, hóa đơn trực tiếp (nếu có), chứng từ thanh toán.
- Phương pháp hạch toán:
- Ghi nhận chi phí: Nợ Tài khoản 622 hoặc Tài khoản 627, Có Tài khoản 331.
- Hạch toán thuế (nếu có – thường là 7% bao gồm thuế giá trị gia tăng (GTGT) và TNCN đối với cá nhân kinh doanh): Nợ Tài khoản 622 hoặc Tài khoản 627, Có Tài khoản 333 (Thuế và các khoản phải nộp nhà nước).
- Khi thanh toán: Nợ Tài khoản 331, Có Tài khoản 111 hoặc Tài khoản 112.
- Trường hợp thuê dịch vụ từ công ty cung cấp dịch vụ thuê ngoài nhân sự:
- Hồ sơ cần chuẩn bị: Hợp đồng dịch vụ, hóa đơn GTGT, biên bản nghiệm thu dịch vụ, chứng từ thanh toán.
- Phương pháp hạch toán:
- Ghi nhận chi phí: Nợ Tài khoản 641 (Chi phí bán hàng), Tài khoản 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) hoặc các tài khoản chi phí phù hợp với mục đích sử dụng dịch vụ, Nợ Tài khoản 133 (Thuế GTGT được khấu trừ) nếu có, Có Tài khoản 331.
- Khi thanh toán: Nợ Tài khoản 331, Có Tài khoản 111 hoặc Tài khoản 112.
Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí thuê ngoài nhân sự năm 2025
Mức chi phí thuê ngoài nhân sự trong năm 2025 có thể biến động tùy thuộc vào nhiều yếu tố. Một trong những yếu tố quan trọng nhất là loại hình dịch vụ mà doanh nghiệp lựa chọn thuê ngoài nhân sự. Việc thuê ngoài toàn bộ bộ phận nhân sự chắc chắn sẽ có chi phí dịch vụ thuê ngoài nhân sự khác biệt so với việc chỉ thuê ngoài một vài chức năng cụ thể. Phạm vi công việc và mức độ phức tạp của các nhiệm vụ được giao cũng ảnh hưởng đáng kể đến chi phí thuê ngoài nhân sự.
Các công việc đòi hỏi kỹ năng chuyên môn cao hoặc khối lượng công việc lớn thường có mức phí cao hơn. Thời gian và thời hạn hợp đồng cũng là một yếu tố cần xem xét, với các hợp đồng dài hạn có thể mang lại mức chi phí thuê ngoài nhân sự ưu đãi hơn so với các hợp đồng ngắn hạn. Uy tín và kinh nghiệm của nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài nhân sự cũng đóng vai trò quan trọng, các nhà cung cấp uy tín thường có mức phí cao hơn nhưng đảm bảo chất lượng dịch vụ tốt hơn. Vị trí địa lý của nhà cung cấp dịch vụ và số lượng nhân sự thuê ngoài cũng là những yếu tố tác động đến tổng chi phí thuê ngoài nhân sự.
So sánh chi phí thuê ngoài nhân sự và chi phí quản lý nhân sự nội bộ
Để đánh giá hiệu quả của việc thuê ngoài nhân sự, doanh nghiệp cần thực hiện việc so sánh chi phí thuê ngoài nhân sự với chi phí quản lý nhân sự nội bộ. Việc quản lý nhân sự nội bộ không chỉ bao gồm chi phí lương và các khoản trích theo lương mà còn bao gồm nhiều khoản chi phí ẩn khác như chi phí tuyển dụng, đào tạo, bảo hiểm, chi phí văn phòng, chi phí phần mềm quản lý nhân sự, và nhiều chi phí hành chính khác.
Khi so sánh chi phí thuê ngoài nhân sự với tổng chi phí quản lý nhân sự nội bộ, doanh nghiệp có thể thấy rõ được hiệu quả kinh tế mà việc thuê ngoài nhân sự mang lại. Tuy nhiên, bên cạnh các yếu tố định lượng về chi phí, doanh nghiệp cũng cần cân nhắc các yếu tố định tính như chất lượng chuyên môn của đội ngũ thuê ngoài, tính linh hoạt trong việc điều chỉnh quy mô nhân sự và khả năng tiếp cận các công nghệ và xu hướng mới nhất trong lĩnh vực nhân sự.
Tối ưu hóa và quản lý chi phí thuê ngoài nhân sự năm 2025
Xem thêm: Top 5 kinh nghiệm thuê ngoài nhân sự hiệu quả
Để tối ưu chi phí thuê ngoài nhân sự trong năm 2025, doanh nghiệp cần thực hiện một số biện pháp chiến lược. Trước hết, cần đánh giá kỹ lưỡng nhu cầu thuê ngoài nhân sự để đảm bảo lựa chọn đúng dịch vụ cần thiết và phù hợp với mục tiêu kinh doanh. Việc so sánh báo giá từ nhiều nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài nhân sự khác nhau là một bước quan trọng để có được mức giá cạnh tranh nhất.
Doanh nghiệp cũng nên chủ động đàm phán các điều khoản hợp đồng để đạt được các điều kiện và mức giá ưu đãi. Sau khi triển khai dịch vụ thuê ngoài nhân sự, việc theo dõi và đánh giá hiệu quả của dịch vụ một cách thường xuyên sẽ đảm bảo rằng chi phí thuê ngoài nhân sự bỏ ra mang lại giá trị tương xứng và đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp.
Kết luận
Việc hạch toán chi phí thuê ngoài nhân sự 2025 một cách chính xác và hiệu quả là một yếu tố then chốt trong quản lý tài chính doanh nghiệp. Bằng cách hiểu rõ các khoản mục chi phí thuê ngoài nhân sự, áp dụng đúng phương pháp hạch toán theo từng trường hợp cụ thể và chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cần thiết, doanh nghiệp có thể đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật. Việc quản lý chi phí thuê ngoài nhân sự một cách thông minh không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn tạo điều kiện để tập trung nguồn lực vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi, hướng tới sự phát triển bền vững trong năm 2025 và những năm tiếp theo.
Bạn đang tìm kiếm giải pháp thuê ngoài nhân sự hiệu quả và muốn được tư vấn chuyên sâu về cách hạch toán chi phí thuê ngoài nhân sự 2025? Hãy liên hệ ngay với Watf Human Capital. Đội ngũ chuyên gia tài chính và kế toán giàu kinh nghiệm của chúng tôi sẵn sàng tư vấn và cung cấp dịch vụ cung ứng nhân sự tối ưu, phù hợp với đặc thù hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bạn. Chúng tôi cam kết mang đến những thông tin và dịch vụ chất lượng cao, giúp doanh nghiệp bạn đạt được hiệu quả tài chính tốt nhất.
CÔNG TY CUNG ỨNG NHÂN SỰ QUA ĐÀO TẠO TRIẾT LÝ GIÁO DỤC TẬN GỐC – WATF HUMAN CAPITAL
Địa chỉ: Tầng 4, 50A Trương Quốc Dung, P. 10, Q. Phú Nhuận, TP.HCM
Hotline: 0932 38 31 38
Website: https://watfhumancapital.com/
Email: admin@watfgroup.com
