Cách lắng nghe và phản hồi đúng đắn không chỉ là phép lịch sự tối thiểu trong giao tiếp mà còn là nền tảng tạo dựng niềm tin giữa nhà tuyển dụng và ứng viên. Trong bối cảnh tuyển dụng cạnh tranh, một nhà tuyển dụng biết lắng nghe, hiểu ứng viên và phản hồi khéo léo chính là nhân tố quyết định tạo nên trải nghiệm tuyển dụng tích cực, đồng thời thu hút nhân tài phù hợp về cho tổ chức.
Cách lắng nghe và phản hồi đúng đắn là gì?
Cách lắng nghe và phản hồi đúng đắn là quá trình tiếp nhận thông tin một cách trọn vẹn, thể hiện sự tôn trọng với người nói, đồng thời đưa ra phản hồi chân thành, phù hợp với bối cảnh và cảm xúc. Đặc biệt trong môi trường tuyển dụng, kỹ năng này giúp người làm tuyển dụng hiểu được ứng viên không chỉ qua câu chữ mà còn qua cảm xúc, thái độ và tiềm năng phát triển.
Vì sao nhà tuyển dụng cần rèn luyện cách lắng nghe và phản hồi đúng đắn?
1. Tạo dựng trải nghiệm ứng viên chuyên nghiệp
Một ứng viên được lắng nghe sẽ cảm thấy được tôn trọng. Khi đó, họ có xu hướng cởi mở chia sẻ, giúp nhà tuyển dụng nắm bắt thông tin rõ ràng hơn. Trải nghiệm tích cực trong phỏng vấn còn là yếu tố giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh thương hiệu nhà tuyển dụng uy tín.
2. Giúp đánh giá ứng viên chính xác hơn
Cách lắng nghe và phản hồi đúng đắn giúp nhận diện những yếu tố ẩn sâu bên trong ứng viên – như giá trị sống, động lực làm việc, khả năng giải quyết vấn đề – vốn khó thể hiện hết qua hồ sơ hay kỹ năng trả lời.
3. Gắn kết nội bộ và tăng hiệu quả tuyển dụng
Không chỉ hữu ích trong giao tiếp với ứng viên, kỹ năng này còn giúp kết nối hiệu quả với các bên liên quan nội bộ như trưởng phòng, lãnh đạo, người phỏng vấn cùng. Từ đó, giúp rút ngắn thời gian tuyển dụng và đảm bảo chất lượng ứng viên.
Top 7 cách lắng nghe và phản hồi đúng đắn nhà tuyển dụng cần nắm vững
1. Lắng nghe chủ động – bước đầu của sự thấu hiểu
Lắng nghe chủ động là kỹ năng nền tảng thể hiện sự chú tâm tuyệt đối với người đang trò chuyện. Trong buổi phỏng vấn, điều này giúp nhà tuyển dụng nhận diện rõ những dấu hiệu nhỏ nhưng mang nhiều ý nghĩa từ phía ứng viên.
Các yếu tố cấu thành lắng nghe chủ động:
- Tránh phân tâm bởi điện thoại, máy tính, tài liệu khác
- Tập trung vào nội dung chia sẻ thay vì suy nghĩ sẵn câu hỏi tiếp theo
- Giữ ánh mắt giao tiếp và biểu cảm thân thiện
Lắng nghe chủ động giúp xây dựng sự kết nối và mở đường cho quá trình phản hồi trở nên tự nhiên, đúng mạch cảm xúc.
2. Sử dụng câu hỏi mở để khơi gợi chiều sâu
Câu hỏi mở là chìa khóa giúp khám phá thế giới nội tâm và hành vi ứng xử của ứng viên. Thay vì hỏi “Bạn có kinh nghiệm làm sale không?”, nhà tuyển dụng nên hỏi “Bạn từng xử lý tình huống khách hàng khó tính như thế nào?”. Những câu hỏi dạng này khuyến khích ứng viên kể lại câu chuyện thật, từ đó thể hiện bản lĩnh và khả năng thích nghi.
Đặt câu hỏi mở cũng thể hiện một phần trong cách lắng nghe và phản hồi đúng đắn – cho thấy nhà tuyển dụng không tìm kiếm câu trả lời hoàn hảo, mà là sự chân thành và phù hợp.
3. Diễn giải lại để xác nhận hiểu đúng
Trong giao tiếp, đặc biệt là khi phỏng vấn, việc hiểu sai ý hoặc diễn đạt chưa đủ khiến thông tin bị lệch lạc. Vì vậy, kỹ năng diễn giải lại ý của ứng viên để xác nhận là bước rất quan trọng.
Ví dụ, khi ứng viên nói: “Tôi đã từng làm quản lý một nhóm kỹ thuật”, bạn có thể phản hồi lại: “Tức là bạn đã từng chịu trách nhiệm trực tiếp về vận hành và kết quả của nhóm kỹ thuật đúng không?”. Cách phản hồi như vậy không chỉ xác nhận thông tin mà còn thể hiện sự quan tâm sâu sắc của nhà tuyển dụng.
4. Phản hồi mang tính xây dựng – nghệ thuật truyền đạt trung thực và tinh tế
Không phải phản hồi nào cũng mang tính tích cực, nhưng cách truyền đạt sẽ quyết định liệu ứng viên có tiếp thu được hay không. Phản hồi đúng đắn là phải mang tính xây dựng, không gây tổn thương mà còn tạo động lực cải thiện.
Một số nguyên tắc khi phản hồi:
- Luôn bắt đầu bằng điểm tích cực
- Góp ý cụ thể, tránh phán xét chủ quan
- Sử dụng ngôn ngữ trung lập, hướng đến tương lai
- Khuyến khích phát triển hơn là chỉ ra lỗi sai
Phản hồi đúng mực là phần then chốt trong cách lắng nghe và phản hồi đúng đắn – nó biến giao tiếp thành hành trình phát triển cho cả hai phía.
5. Hiểu ngôn ngữ cơ thể – khi điều chưa nói ra lại là điều quan trọng nhất
Có đến hơn 70% thông điệp được truyền qua phi ngôn ngữ. Vì vậy, nhà tuyển dụng không nên chỉ nghe bằng tai mà còn phải “nghe bằng mắt” – quan sát ánh mắt, điệu bộ, tư thế, tốc độ nói…
Một số biểu hiện đáng chú ý:
- Giọng nói nhỏ dần, tay chạm mặt thường là dấu hiệu lo lắng
- Tránh giao tiếp mắt có thể thể hiện sự thiếu tự tin hoặc không trung thực
- Tư thế khép kín, co lại là dấu hiệu chưa sẵn sàng chia sẻ
Phân tích đúng ngôn ngữ cơ thể giúp nhà tuyển dụng điều chỉnh cách hỏi, cách phản hồi cho phù hợp và tạo không gian an toàn cho ứng viên.
6. Tôn trọng sự im lặng – nghệ thuật “nói bằng sự chờ đợi”
Nhiều nhà tuyển dụng có xu hướng lấp đầy mọi khoảng trống bằng lời nói, nhưng sự im lặng – nếu sử dụng đúng lúc – lại là công cụ giao tiếp hiệu quả. Một ứng viên đang suy nghĩ có thể cần vài giây im lặng để đưa ra câu trả lời đúng đắn, sâu sắc hơn.
Tôn trọng sự im lặng thể hiện sự kiên nhẫn, bình tĩnh – yếu tố không thể thiếu trong cách lắng nghe và phản hồi đúng đắn. Sự chờ đợi đúng thời điểm còn giúp ứng viên cảm nhận được sự tôn trọng, không bị áp lực bởi thời gian.
7. Ghi chép và tổng kết trọng tâm – lưu giữ thông tin chính xác để phản hồi chuẩn xác
Không ghi chép khiến bạn dễ quên thông tin quan trọng hoặc đưa ra đánh giá cảm tính. Nhưng ghi chép quá mức lại làm mất đi tương tác trực tiếp.
Do đó, nhà tuyển dụng nên rèn luyện kỹ năng ghi chú chọn lọc và tổng kết cuối buổi phỏng vấn bằng cách nhắc lại:
- Những gì ứng viên làm tốt
- Những điều cần làm rõ thêm
- Hướng đi tiếp theo (gửi bài test, phỏng vấn vòng hai, v.v.)
Tổng kết tốt giúp ứng viên hiểu rõ vị trí của họ trong quy trình, đồng thời củng cố sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong mắt họ.
Cách lắng nghe và phản hồi đúng đắn trong kỷ nguyên tuyển dụng hiện đại
Ngày nay, tuyển dụng không còn là cuộc phỏng vấn một chiều. Ứng viên có thể từ chối nhà tuyển dụng nếu cảm thấy không được tôn trọng hoặc thiếu thiện chí. Vì vậy, kỹ năng lắng nghe và phản hồi đúng đắn cần được xem là chuẩn mực trong xây dựng đội ngũ nhân sự.
Một số xu hướng đang định hình lại kỹ năng này:
- Ứng dụng công nghệ: Sử dụng AI để gợi ý phản hồi hoặc phân tích cảm xúc ứng viên, nhưng không thay thế sự chân thành của con người.
- Đào tạo nội bộ: Các công ty chú trọng hơn vào huấn luyện kỹ năng giao tiếp cho bộ phận tuyển dụng.
- Phỏng vấn hành vi và tình huống: Tạo cơ hội để nhà tuyển dụng luyện cách lắng nghe và phản hồi đúng đắn trong bối cảnh thực tế.
WATF Human Capital – Đồng hành cùng doanh nghiệp trong tuyển dụng
WATF Human Capital là đơn vị tư vấn và cung cấp giải pháp tuyển dụng nhân sự chuyên sâu, trong đó đặt trọng tâm vào yếu tố con người và trải nghiệm ứng viên. Với đội ngũ chuyên gia nhân sự giàu kinh nghiệm, WATF không chỉ chú trọng vào kết quả tuyển dụng, mà còn hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng kỹ năng mềm quan trọng như cách lắng nghe và phản hồi đúng đắn.
Các chương trình đào tạo, coaching 1:1 và hỗ trợ chiến lược tuyển dụng toàn diện của WATF giúp các nhà tuyển dụng nâng cao khả năng kết nối, thấu cảm và tuyển chọn đúng người – đúng lúc – đúng vai trò. Chính từ sự đầu tư vào chiều sâu con người, WATF Human Capital tạo ra sự khác biệt bền vững trong hành trình phát triển đội ngũ nhân sự cho doanh nghiệp.
Kết luận
Cách lắng nghe và phản hồi đúng đắn không phải là kỹ năng bẩm sinh mà là quá trình rèn luyện, tích lũy và ứng dụng. Với nhà tuyển dụng, đây chính là “chìa khóa mềm” để mở cánh cửa tiềm năng của ứng viên và kiến tạo một môi trường làm việc nhân văn. Sự chuyên nghiệp trong lắng nghe và phản hồi không chỉ giúp doanh nghiệp chọn đúng người mà còn giữ được người – điều mà không phải công nghệ hay kỹ thuật nào có thể thay thế.
Địa chỉ: Tầng 4, 50A Trương Quốc Dung, P. 10, Q. Phú Nhuận, TP.HCM
Hotline: 0932 38 31 38
Website: https://watfhumancapital.com/
Email: admin@watfgroup.com
